Κάποια στιγμή μέσα στη χρονιά, σχεδόν κάθε εταιρεία βρίσκεται μπροστά στην ίδια απόφαση. Μια ομάδα έχει δουλέψει εντατικά για μήνες, νέα μέλη έχουν προστεθεί στον οργανισμό ή υπάρχει απλώς η αίσθηση ότι οι άνθρωποι χρειάζονται μια αφορμή για να βρεθούν μαζί έξω από την καθημερινότητα του γραφείου.
Η διαδικασία είναι σχεδόν πάντα η ίδια. Ανοίγουν δεκάδες καρτέλες στον υπολογιστή, συγκρίνονται δραστηριότητες, ζητούνται προσφορές και δημιουργείται μια μεγάλη λίστα με επιλογές. Όσο περισσότερες επιλογές εμφανίζονται, τόσο δυσκολότερο γίνεται να ξεχωρίσει κανείς ποια είναι πραγματικά η κατάλληλη.
Το ενδιαφέρον είναι ότι σε αυτό το σημείο οι περισσότερες συζητήσεις παίρνουν λάθος κατεύθυνση. Αντί να μιλήσουμε για την ομάδα, αρχίζουμε να μιλάμε για δραστηριότητες. Είναι μια απολύτως λογική προσέγγιση, όμως ξεκινά από μια παραδοχή που σπάνια αμφισβητούμε: ότι η επιτυχία μιας εταιρικής εμπειρίας εξαρτάται κυρίως από τη δραστηριότητα που θα επιλέξουμε.
Όσο περισσότερο γνωρίζαμε δημιουργούς, τόσο περισσότερο συνειδητοποιούσαμε ότι αυτό δεν ισχύει. Οι πιο επιτυχημένες εταιρικές εμπειρίες είχαν ένα κοινό χαρακτηριστικό: καθεμία είχε σχεδιαστεί με βάση τους ανθρώπους που θα συμμετείχαν και όχι με βάση τη δραστηριότητα που προσφερόταν.
Πρώτα ο σκοπός. Μετά η δραστηριότητα.
Υπάρχει μια απλή άσκηση που προτείνουμε σχεδόν πάντα πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε αναζήτηση. Αν αφαιρούσαμε εντελώς τη δραστηριότητα από την εξίσωση, ποιος θα ήταν ο λόγος που αυτή η ομάδα θα συναντιόταν;
Η ερώτηση μπορεί να φαίνεται θεωρητική, όμως συνήθως οδηγεί πολύ γρήγορα στην πραγματική απάντηση. Οι περισσότερες εταιρείες δεν οργανώνουν μια εμπειρία επειδή θέλουν απλώς να βγουν από το γραφείο. Υπάρχει σχεδόν πάντα ένας βαθύτερος λόγος, ακόμη κι αν δεν διατυπώνεται εξαρχής.
Μερικές φορές μια ομάδα έχει ολοκληρώσει ένα δύσκολο έργο και χρειάζεται μια στιγμή για να αναγνωρίσει την προσπάθεια που προηγήθηκε. Άλλες φορές έχουν προστεθεί νέα μέλη και υπάρχει η ανάγκη να γνωριστούν με τους υπόλοιπους. Εκείνο που λείπει δεν είναι άλλη μία συνάντηση. Είναι ένας διαφορετικός λόγος να βρεθούν μαζί.
Όσο πιο ξεκάθαρος είναι αυτός ο σκοπός, τόσο πιο εύκολη γίνεται η επιλογή της εμπειρίας.
Επιλέγετε δυναμική, όχι δραστηριότητα
Από τη στιγμή που ξεκαθαρίζει ο σκοπός, ακολουθεί το δεύτερο και ίσως πιο υποτιμημένο βήμα: να κατανοήσει κανείς τη δυναμική της ομάδας. Δύο εταιρείες μπορεί να έχουν τον ίδιο αριθμό εργαζομένων και να αναζητούν ένα team building για την ίδια περίοδο, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι χρειάζονται την ίδια εμπειρία.
Υπάρχουν ομάδες που είναι εξωστρεφείς από τη φύση τους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μια πιο κοινωνική εμπειρία μπορεί να απογειώσει την ημέρα. Υπάρχουν όμως και ομάδες πιο ήσυχες, όπου οι άνθρωποι χρειάζονται λίγο περισσότερο χρόνο μέχρι να αισθανθούν άνετα.
Το ίδιο ισχύει και για το μέγεθος. Μια εμπειρία που λειτουργεί εξαιρετικά για οκτώ άτομα δεν σημαίνει ότι θα διατηρήσει την ίδια ποιότητα όταν οι συμμετέχοντες γίνουν σαράντα. Οι καλύτεροι δημιουργοί προσαρμόζουν τον τρόπο με τον οποίο εξελίσσεται ολόκληρη η εμπειρία.
Ο οικοδεσπότης είναι σημαντικότερος από τη δραστηριότητα
Υπάρχει ένας λόγος που δύο εταιρείες μπορούν να συμμετάσχουν στο ίδιο ακριβώς εργαστήριο και να φύγουν με εντελώς διαφορετική εντύπωση. Δεν ευθύνεται η δραστηριότητα. Ευθύνεται ο άνθρωπος που τη φιλοξένησε.
Ένας καλός δημιουργός δεν είναι απλώς κάποιος που γνωρίζει καλά την τέχνη του. Είναι κάποιος που ξέρει να διαβάζει ανθρώπους. Παρατηρεί την ομάδα από την πρώτη στιγμή. Οι καλύτεροι οικοδεσπότες δεν ακολουθούν ποτέ ένα αυστηρό σενάριο.
Η διαφορά ανάμεσα στην εξυπηρέτηση και στη φιλοξενία είναι πολύ μεγαλύτερη απ' όσο φαίνεται. Η εξυπηρέτηση αφορά τη σωστή εκτέλεση μιας διαδικασίας. Η φιλοξενία αφορά τον τρόπο με τον οποίο κάνεις κάποιον να αισθανθεί.
Το μεγαλύτερο λάθος: να προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε
Όταν μια εταιρεία ξεκινά να οργανώνει ένα corporate event, υπάρχει ένας πειρασμός που εμφανίζεται σχεδόν πάντα. Η αναζήτηση στρέφεται προς τη δραστηριότητα που φαίνεται πιο εντυπωσιακή. Το πρόβλημα είναι ότι ο αρχικός ενθουσιασμός και η πραγματική αξία μιας εμπειρίας δεν είναι απαραίτητα το ίδιο πράγμα.
Οι εμπειρίες που θυμόμαστε περισσότερο σπάνια ήταν εκείνες που μας εντυπωσίασαν περισσότερο. Ήταν εκείνες μέσα στις οποίες αισθανθήκαμε όμορφα. Ο εντυπωσιασμός διαρκεί λίγα λεπτά. Η αίσθηση που αφήνει μια πραγματικά καλή εμπειρία μπορεί να συνοδεύει μια ομάδα για χρόνια.
Οι καλύτερες εταιρικές εμπειρίες δεν προσπαθούν να εντυπωσιάσουν τους ανθρώπους. Προσπαθούν να τους φέρουν πιο κοντά.
Πώς καταλαβαίνετε ότι βρήκατε τη σωστή εμπειρία;
Η πρώτη ένδειξη είναι ότι η συζήτηση δεν περιστρέφεται αποκλειστικά γύρω από τη δραστηριότητα. Αν ο άνθρωπος που οργανώνει την εμπειρία αφιερώνει χρόνο για να μάθει ποια είναι η ομάδα σας, τότε πιθανότατα βρίσκεται στον σωστό δρόμο.
Η δεύτερη ένδειξη είναι ότι η πρόταση δεν μοιάζει προκαθορισμένη. Οι καλύτερες συνεργασίες αφήνουν πάντα χώρο για προσαρμογές.
Ίσως όμως το πιο αξιόπιστο κριτήριο είναι αυτό: αν, μερικές μέρες μετά, οι άνθρωποι εξακολουθούν να αναφέρονται στην εμπειρία χωρίς κάποια ιδιαίτερη αφορμή, τότε πιθανότατα πέτυχε τον σκοπό της. Οι καλύτερες εταιρικές εμπειρίες δεν τελειώνουν όταν ολοκληρωθεί το πρόγραμμα. Συνεχίζουν να υπάρχουν μέσα στις σχέσεις που δημιούργησαν.